Actele de stare civilă ale cetăţenilor români, întocmite în străinătate la autorităţile locale competente, se transcriu, obligatoriu, în registrele de stare civilă române, în termen de 6 luni de la întoarcerea în ţară sau de la primirea din străinătate a certificatului ori extrasului de stare civilă.
– Cererea de transcriere – anexa nr. 33 din HG 64/2011 (APASA PENTRU DOCUMENT) întocmită în nume propriu sau prin împuternicit cu procură specială, autentificată conform prevederilor:
- documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga (https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41 ) la care România a aderat, trebuie să aibă aplicată APOSTILA (se aplică pe spatele certificatului sau o anexă la certificat, în străinătate, de regulă la Prefectură sau Tribunal);
- documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate:
Regasiti ( Statele semnatare – Instituția Prefectului (gov.ro) )lista tarilor cu care Romania a incheiat astfel de conventii - documentele care nu se regăsesc în una dintre situaţiile prevăzute mai sus, se supralegalizează în conformitate cu prevederile art. 162 din Legea nr. 105/1992 (exemplu IORDANIA, ALGERIA)
– Certificatul / Extrasul de naştere, eliberat de autorităţile din străinătate, în care să fie trecute numele şi prenumele copilului, data naşterii locul naşterii, sexul copilului, datele părinţilor și traducerea legalizată – original
– Declaraţia părintele care solicită transcrierea, autentificată (la notar public, ambasadă sau consulat) sau dată în faţa ofiţerului de stare civilă, după caz, în cazul în care în certificatul/ extrasul de naştere străin prezentat, nu există rubrica referitoare la sexul minorului
– Cărţile de identitate ale părinţilor pentru cetăţenii români cu domiciliul în ţară, paşapoartele pentru părinţii cetăţeni români cu domiciliul în străinătate – în original (în acest din urmă caz este necesară dovada ultimului domiciliu în ţară, care se solicită la Serviciul public comunitar local de Evidenţă a Persoanelor), actul/cartea de identitate/paşaportul (pentru părintele cetăţean străin) precum şi traducere legalizată, după caz
– Certificatul de căsătorie al părinţilor
– Certificatele de naştere/deces ale părinţilor, sentinţele de divorţ, precum şi traduceri legalizate, după caz – în original
– Declaraţie din partea părintelui care solicită transcrierea certificatului de naştere al copilului – anexa nr. 34 din HG 64/2011 (APASA PENTRU DOCUMENT) , în cazul în care părinţii acestuia au domicilii diferite
– Declaraţie din partea titularului actului ori a reprezentantului legal că nu mai există un alt act transcris/înscris sau reconstituit – anexa nr. 35 din HG 64/2011 (APASA PENTRU DOCUMENT)